단체급식의 구매
일반적으로 모든 급식소의 공통적인 목적은 고객을 만족시킬 수 있는 양질의 음식을 제공하는 데 있다. 이러한 목적을 달성하려면 제공하려는 메뉴 항목에 따라 필요한 물자가 조달되고 이것이 조리되어 제공되어야 하는데 바로 이 조달 기능은 급식소의 경영 기능의 시작 단계에서 중요한 기능이 된다. 스피어스는 조달 기능의 위상을 전체 급식 시스템내에서 조명하였다. 조달의 기능은 전체 급식 시스템 중 변형 과정에서의 중요 기능을 담당하는 하부 시스템에 속하고 있으며, 조달계에서 담당하는 관리 기능으로 구매, 검수, 저장, 재고관리 등을 포함시켰다. 이와 같이 구매, 검수, 저장, 재고 관리 등의 조달 기능은 급식 시스템내에서의 다른 기능들과 유기적인 관계를 맺고 있다. 그러므로 전체 조직애에서 구매 부서가 차지하는 위치 및 역할 을 살펴보고 경영 기능의 원칙이 구매 업무를 수행하고 관리하는 데에 어떻게 적용되고 있는지에 관하여 알아보고자 한다. 대부분의 일반 기업에서는 독립적인 구매 부서가 존재하는 것이 일반적이지만, 급식소에서는 생산 부서 책임자가 식품의 조달이나 선택을 담당하고 있는 경우가 많다. 이러한 상황은 구매 관리에 혼란을 야기시키는 주원인이 되고 있으므로, 구매 부서는 조직내에 독립된 부서로서 존재하는 것이 바람직하다. 오늘날 식품 산업의 급격한 진전은 식품 구매상의 여러 가지 복잡한 문제를 야기시키고 있으며, 이러한 변화에 부응하기 위해서는 물자의 흐름이나 시장의 정보에 정통한 숙련된 정규 직원이 필요하게 되었다. 구매 전담자가 없는 경우에는 급식 부서의 다른 직원, 조리원, 생산 부서 책임자가 이 구매 업무를 책임져야 한다. 구매 업무를 수행하는 데 너무 많은 시간이 걸리게 된다면 재원의 낭비를 초래할 수 있다. 또한 경영진의 입장에서 본다면 중앙구매부서를 독립시키는 것이 보다 효과적일 수 있다. 즉 개별 부서장에게 각각 경영 의사를 전달하기보다, 단일 구매 부서장과 의사 소통을 하게 되므로 통제 업무나 정책 입안이 보다 용이해진다. 중앙 구매 방식은 구매 업무를 보다 혁신적으로 할 수 있게 한다. 보다 저렴한 가격에 신상품이나 더 우수한 상품을 인정된 거래처 또는 공급처로부터 구매 할 수 있다. 이상과 같은 경영상의 효율성이 독입된 구매 부서를 설치하는 데 소요되는 비용보다 더 많은 이윤을 제공해 줄 수 있다. 구매 부서를 독립시키는 데 반대하게 되는 가장 큰 이유는 별도의 부서 설치에 드는 비용 때문이다. 만일 별도의 구매 부서가 절감할 수 있는 구매상의 이윤보다 부서의 유지에 소요되는 비용이 더 크다면, 특히 소규모 급식 시설의 경우에 구매 부서를 독립시키는 것은 반드시 바람직하다고볼 수는 없을 것이다. 또한 구매 부서를 독립시킬 경우에는 각 생산 부서에서 실제로 원하는 품질에 미치지 못하는 물품이 구매될 우려가 있게 된다. 따라서 특정 물품의 생산에 필요한 기술적 정보와 물품 명세서에 보다 친숙한 사람들이 구매를 해야 한다는 것이 구매 부서 독립을 반대하는 사람들의 견해이다. 그리고 독립된 구매 부서는 신속한 배달에 그다지 주의를 기울이지 않는 경향이 있어서 생산의 지연을 초래하게 된다는 불평도 생길 수 있고, 구매 부서에서 쓸 수 있는 상세한 구매 명세서를 별도로 작성하기 위해 시간이 낭비된다는 단점도 있다. 구매 부서가 수행하는 기능은 크게 두 가지로 나누어 볼 수 있다. 하나는 급식소에서 필요한 물품을 제공해 주는 역할을 하는 것이고, 나머지 하나는 급식 업무의 정보 센터로서의 기능을 수행하는 것이다. 첫번째 물품의 제공 기능은 비단 급식 산업 뿐만 아니라 모든 제조업의 구매 부서에서 수행하게 되는 공도통적인 기능으로서, 세계 각지의 산지에서 출하된 식품 원료를 가장 최적의 가격으로, 최적의 시기에 구입하여, 최저의 원가로 음식을 만들어 제공하는 역할을 의미한다. 구매 업무가 원활하게 이루어지려면 구매 부서의 모든 관리 기능 즉 계획, 조직, 인력배치, 통제 등이 잘 이루어져야 한다. 특히 한 사람의 구매자가 모든 구매 업무를 담당하는 소규모 급식소보다 대규모 체인망을 형성하는 급식소라면 이러한 관리를 결코 소홀히 할 수 없을 것이다. 하지만 일인의 구매 담당자가 모든 구매 업무를 맡고 있는 경우에도 그 직무를 잘 관리해야 할 것이다. 소규모 혹은 중간 규모의 급식소에서는 구매만을 전담하는 사람을 고용하지 않지만, 대규모의 급식소에서는 한 두 가지 제품에 대한 전문가들을 요원으로서 고용할 수도 있다. 이외에도 구매 부서의 업무를 도와 줄 비서나 사무원을 고용하고, 검사 담당자와 창고 관리자를 고용하기도 한다. 소규모 급식소의 경우는 위의 모든 일들을 한 사람이 수행하거나, 다른 업무를 맡고 있는 사람이 겸해서 할 수도 있다. 이들을 위한 직무 기술서는 전형적인 것과 같이 기술적인 것, 개념적인 것, 인간적인 것의 세 부분으로 나누어 적성되며, 기술적인 솜씨와 광범위한 경험이 다. 급식소에서의 구매 업무의 중요성으로 비추어 볼 때 구매 담당자는 음과 같은 조건들을 갖추어야 할 것이다. 첫째로 청렴해야 하고, 둘째 신뢰성이 있어야 하고, 셋째 적극성을 띠어야 하고, 넷째 근면, 성실해야 하며, 다섯째 예상치 않던 일이 발생할 경우에 대처할 수 있는 임기 응변력이 있어야 하며, 마지막으로 성격이 치밀하며 직무 수행의 능력을 갖추어야 한다. 구매자는 구입할 식품들에 익숙해야 하고, 이 식품들과 식품이 제공되는 것에 관한 여러가지 사항들을 알려는 태도를 같추어야 하며, 주방장, 창고 관리자 등이 사용하게 될 물품들의 조건, 구입 방법들에 익숙해야 한다. 구매자는 구매 업무와 관련된 활동을 하는 사람들과 친밀해야 하고, 공급 업체와도 공정한 거래를 해야 한다. 구매자는 구매 활동 뿐만 아니라 급식소에서 일어나는 모든 활동들에 대해서 명확히 알아야 하고, 전체적으로 조직에 이익이 되는 일을 하도록 노력해야 한다. 구매자의 능력은 구매 부서를 얼마나 잘 운영하는가 하는 것과 식품 구입을 얼마나 잘 하는가 두 가지로 나누어 평가받게 된다. 운영상의 능력은 부서에 있는 사람들에게 업무 분담을 얼마나 효율적으로 하는지, 작성된 예산에 맞게 운영하는지 등을 통해 파악된다. 식품 구입에 대한 능력은 구매자 업무의 핵심이며, 이에 대한 평가는 반드시 필요한 것임에도 불고하고 평가를 위한 방법이 부족한 실정이다. 규모가 큰 급식소에서는 판매액에 대한 재료비를 예측하게 되는데 뒤에 실제 비용과 비교하여 능력 평가의 지침으로 삼을 수 있다.