구매 관리의 원리
구매의 유형에는 독립구매와 중앙구매가 있다 독립구매는 조직의 한 부서에서 필요한 물품을 독립적으로 단독 구매함으로써 이루어진다. 가장 간단한 예를 들자면 지배인을 두지 않은 개인 소유의 음식점의 경우에 주인이 직접 구매자로서 계약을 실행할 수 있는 모든 법적인 권위를 가지게 된다. 병원의 예를 들면 영양 과장이 영양과를 위한 구매를 할 수 있는 책임을 지게 되며, 학교 급식의 경우에는 학교 급식의 담당관이 구매에 책임을 지게 된다. 이와 같은 독입 구매의 장점으로는 구매 절차가 간단하고 능률적이며 긴급시에 유용한 구매 형태이나, 경비가 많이 들고 구입 단가가 높다는 단점이 있다. 중앙구매는 급식소의 규모가 클 경우에 독립된 구매부서나 용도과가 존재하여 조직 전체를 위한 구매의 역할과 기능을 총괄적으로 담당하게 된다. 그러나 총괄적인 구매에 대한 예외로는 특별한 품목에 대해서 그 구매 권한이 관련 부서로 위임될 경우도 있는데, 급식소에서 신선한 제품을 즉시 구매해야 할 경우가 이러한 예에 해당된다. 장점으로는 일관된 구매 방침을 확립할 수 있고, 규매 규모가 크므로 구매 가격이 저렴해지며, 비용 절감의 효과가 있을 수 있으나, 한 부서에서 모든 것을 취급해야 하므로 비능률적이고 사무가 복잡하다는 단점이 있다. 중앙 구매의 대표적인 예로는 병원, 대학교, multi unit 레스토랑 등을 들 수 있다. 그러므로 다른 부서들은 그들의 필요 물품들을 구매 담당 부서에게 알리기만 하면 되며, 정기적으로 판매자와 직접적으로 관계할 필요가 없다. 그러나 새로운 상품의 구매가 가능하다고 제시되었을 경우, 구매 담당자가 그 관계 부서와 판매자와의 직접적인 접촉을 요구할 수도 있다. 그러므로 중앙 구매의 검수와 창고 관리도 구매 담당 부서의 책임하에 이루어진다. 공동구매는 흔히 중앙 구매로 혼동되기 쉬우나, 협력구매를 위하여 경영자나 소유주가 서로 다른 조직체들과 공동으로 구매한다는 데 그 특징이 있다. 그러므로 지역적으로 인접한 병원들의 공동구매를 하는 경우에는 구매하려는 각 품목에 대한 명세서에 동의를 해야만 한다. 공동 구매의 장점은 구매량이 판매자들의 할인을 받을 수 있을 정도로 많기 때문에 원가 절감의 효과가 있으며, 개별적 구매보다는 공신력 있는 공급 업체를 선정할 수 있고, 공급력이 개선되고 강화되어질 수 있다는 것이다. 창고 클럽 구매는 도매상을 통하여 그 가격을 최저선으로 유지할 수 있으므로, 저렴한 가격으로 물품을 구입할 수 있는 장점이 있다. 일반적으로 창고의 넓은 복도에 식품, 세제, 가구, 전기 제품 등의 상품들이 박스에 담겨져 있는 상태로 선반에 진열되어져 있고, 고객은 종업원들의 도움을 받지 않고 물건을 선택, 구입하게 된다. 특별한 물품과 물품 명세서 수요에 관한 예측을 해 온 구매자는 다음으로 어떻게 구입할 것인가를 결정해야 한다. 구매 계약의 방범은 경쟁 입찰 방법과 수의 계약 방법의 두 가지가 있다. 경쟁 입찰 방법은 공식적 구매 방법의 계약 방법은 비공식적 구매 방법이라고도 불리우며 복수 견적 방법과 단일 견적 방법으로 나누어진다. 경쟁 입찰 계약은 입찰을 희망하는 자는 누구든지 응찰하게 함으로써 그 중에서 가장 예정 가격에 함당한 입찰 가격으로 응찰한 업자에게 낙찰하는 방법이다. 이와 같이 다수 입찰자를 경쟁시킴으로써 이득을 취하려는 경쟁 입찰 방법과는 달리 수의 계약은 어느 한 계약자와 단독 계약을 체결하는 방법이다. 그러나 계약 방법이 수의 계약이든 경쟁 입찰 계약이든간에 업체의 이익을 최대한도로 보장하는 계약 방법을 적용하는 것이 좋다. 특히 급식소의 경우는 업자와의 유대 관계가 중요하고, 농산품의 수급은 공산품과는 달리 유통이나 수급 체계가 원활하지 못하므로 경쟁 입찰 계약보다는 수의 계약이 더 유리할 때가 많다. 경쟁적인 입찰은 일반적으로 정부 관할하의 기관에서의 구매 방법으로 많이 이용된다. 개별 급식소라든지 상업적 급식소에서는 몇 가지 가능한 물품을 구매하고자 할 때 선택할 수 있는 방법이 된다. 그러므로 계약 절차상의 모든 법적 적용을 이해하는 것이 구매 업자와 판매 업자 모두에게 중요한 관건이 된다. 일반 경쟁 계약의 절차는 공고, 입찰, 개찰, 업체 조사, 낙찰 및 계약체결의 순서로 행해진다. 입찰 공고의 내용에는 경쟁 입찰에 붙이는 사항, 계약 조항을 공시하는 장고, 경쟁 집행의 장소와 일시, 경쟁 참가자의 자격에 관한 사항, 입찰 보증금과 그 금액의 귀속에 관한 사항, 입찰 무효에 관한 사항, 기타 필요한 사항이 포함된다. 또한 낙찰자가 계약을 체결하지 않았을 때는 보증금은 입찰 공고자에게 귀속된다는 사실을 공고 내용에 명시하여야 한다. 일반 경쟁 계약은 공개적으로 행해지므로 그 절차가 공정하며, 희망자 다수를 입찰에 참가시킬 수 있으므로 새로운 업자를 발견하기에 용이하다는 장점을 가지고 있다. 반면에 단점으로는 자본이나 신용, 경험이 불충분한 업자가 응찰하기 쉬우며, 긴급을 요할 때는 물품 조달 시기를 놓치기 쉽고, 업자의 담합으로 낙찰이 어려울 때가 많으며, 공고일로부터 낙찰까지의 수속이 복잡하다는 점이다. 입찰구매는 구매자가 특별한 품목 구매시에 충분한 숫자의 판매 업자가 거격 경쟁을 할 때 유리하다. 입찰 구매를 사용하는 구매자는 일반적으로 장기 계약용 입찰이나 당용 입찰의 방법을 취하게 된다. 지명 경쟁 계약은 낙찰자 모두가 계약 내용을 수행할 수 있는 것이 아니라 특정한 자격을 구비한 업자만이 계약 내용을 이할 수 있다고 판단할 때 이러한 자격이 있는 업자만을 지명하여서 경쟁 입찰하는 계약 방법이다. 법률상으로 규정된 바에 의하면 “계약의 성질, 목적에 의하여 특수한 설비, 기술, 자재, 물품 또는 풍부한 신용과 실적이 있는 자가 아니면 계약의 목적을 달성하기 곤란하다고 인정할 때” 지명 경쟁 입찰을 체결할 수 있다. 따라서 지명 경쟁 입찰 계약에 있어서 중요한 것은 지명할 업자를 선정하는 일이며, 선정된 업자에 대해서는 입찰 안내서를 발부하여 입찰에 응하도록 유인한다. 기타 입찰 절차에 있어서는 일반 경쟁에 준한다. 지명 경쟁 입찰 계약의 장점은 경비가 절약되고 절차가 간편하고, 명확한 책임 소재를 밝힐 수 있으며, 계약 이행의 확실성이 보장된다는 점이다. 단점으로는 계약에 있어서 독단적인 결정을 할 수 있으며, 일반 경쟁 계약에 의할 때보다는 경제성 확보가 곤란하고, 여전히 업자간의 담합 우려가 있다는 점이다.