식품의 구매 활동

식품의 구매 활동

 식품의 구매 행위는 기술적인 측면, 과학적인 측면, 경영적인 측면 모두를 포함하고 있다. 예를 들어 과일이 잘 익었는지, 포도주의 품질이 우수한지, 감자의 조직은 어떠한지 등을 판단 할 수 있는 기술적인 측면과, 물품이 최적의 시장에서, 최적의 품질로, 최적 수량으로 구입되었는가의 여부를 판단할 수 있는 과학적인 특면, 그리고 가장 경제적인 방법으로 물품, 금전, 시간을 관리하는 경영적인 측면의 세 가지로 구성되어 있다. 그러므로 급식소에서의 구매 관리는 표준 식단과 수요 예측으로부터 구매할 품목과 수량을 결정하는 일, 필요한 품목의 식품 명세서를 작성하는 일, 구매 방법을 결정하고 적절한 구매 절차를 통해 물품을 구입, 검수하여 저장하고 재고를 관리하는 일에 관련되는 모든 관리 활동을 포함한다. 따라서 급식 구매 관리는 단순히 물품의 구입에 국한되지 않고, 이와 관련된 물품의 제반 관리 업무를 포괄하고 있다. 즉 단순한 식품 구입 엄무에만이 아니고 전반적인 식자재 관리의 기능을 수행하고 있다고 보는 것이 더 타당하다. 그러므로 어떠한 형태의 급식소에서든지 식자재 관리 업무를 담당하는 자들은 급식소에서 이용되는 식자재의 명세서에 관한 내용을 비롯하겨, 시장에 관한 내용, 구매시에 필요한 지식 뿐만 아니라 검수나 저장, 물품 취급에 관한 지식 등을 두루 갖추어야 한다. 급식소에서는 구매하고자 하는 상품이나 서비스가 왜 필요한가를 분석하고 그 필요한 내용을 확인해야 한다. 이와 같이 필요성과 필요한 품목을 분석하고 확인하면서부터 구매 활동은 시작되는 것이다. 대부분의 급식소에서는 구매 담당자들이 다양한 부문에서 요청되어지는 물품들의 품목이나 그 수량을 관리하는 권한을 가지고 있다. 급식소에서 구매를 요청하는 곳은 주로 세 곳으로서 급식 생산 부서, 창고 관리 부서와 구매 부서 자체이다. 급식 생산 부서는 가장 빈번하게 구매를 요청하는 대표적인 곳이며, 창고 관리 부서는 적정 재고를 유지하기 위해 구매를 요청한다. 또한 대규모 급식소에서와 같이 구매 부서에서 재고 관리를 함께 관장하고 있는 경우, 재고량이 재주문 시점에 도달했을 때 구매 부서 자체에서 직접 구매를 요청하기도 한다. 구매 담당자들이 물품의 필요량과 품목을 결정하고자 할 때는, 실제로 이를 요청한 부서의 관리자들과 구매 수량이나 품질, 용도 등에 대해 충분한 협의를 거치는 것이 바람직하다. 급식 생산 부서에서 물품의 구매 요청이 들어오면 구매 담당자는 업자에게 주문할 발주량을 결정하게 된다. 발주량을 결정하고자 할 때는 식단의 표준 레시피로부터 식재료의 산출량을 고려하여 구매량을 결정하는데, 비저장품인 경우는 이 양을 구매량으로 결정하여 발주해도 되지만, 저장품인 경우는 창고의 재고량을 먼저 확인한 뒤에 재고량이 필요량에 못미칠 경우에 적정 재고 수준을 유지하기 위해서 부족한 양만으로 결정한다. 한편재고 관리 부서에서는 보유하고 있는 재고량이 최적 재고량 즉 모자라지도 남지도 않고 가장 적절한 양이 되도록 재고를 관리, 유지해야만 한다. 만약 재고가 너무 적다면 물품이 없어서 고객이 원하는 음식을 제공할 수 없게 되어 고객의 불만을 일으킬 수 있고, 너무 많은 재고를 보유하게 되면 현금이 불필요하게 물건으로 묶여 있게 될 뿐만 아니라, 창고의 공간도 너무 많이 차지하게 뙬 것이다. 따라서 전반적인 재고 품목의 수준을 적정량으로 유지하도록 끊임없이 노력해야 할 것이며, 가능한 한 구매 담당자는 적정 발주량을 결정하고 적정 시기에 적정량을 발주하도록 함으로써, 재고가 적정하게 유지될 수 있도록 해야 한다. 물품 구매 명세서는 구입 명세서, 물품 명세서, 시방서 등오로도 불리우며 구매하고자 하는 제품의 품질, 특성을 기술한 서식이다. 이는 구매자와 공급 업체가 함께 이해할 수 있는 서식으로 작성하여 물품 주문서와 함께 거래처에 보낸다. 물품 명세서는 물품의 사용 부서, 검수 부서, 창고 관리 부서가 모두 보유하여 각각의 관리 업무에 참고가 되기도 하므로 전체 급식소의 품질 표준을 유지하는 데 매우 중요한 서식이 된다. 물품을 구매할 필요가 있게 되면 각 요청 부서에서는 필요한 내용을 기술하여 구매 청구서를 작성한다. 생산 부서에서 물품이 필요하게 된 경우에는 구매 청구서가 먼저 작성 된 후 이것이 구매 부서로 넘겨져서 내고 조사 및 발주량 결정으로 이어지게 되지만, 구매 부서나 창고 부서의 경우에는 재고 조사 및 발주량 결정 후에 구매 청구서가 작성되어 진다. 어떠한 단계로 구매 청구서가 작성 되든간에 각 청구서에는 원하는 물품의 이름과 수량을 정확히 기술하여야 하고 물품 구매에 책임을 지고 있는 관리자에 의해 승인을 받도록 한다. 이와 같이 승은된 청구서의 내용은 채임자의 허락없이 변경될 수 없으며 이 청구서의 내용에 근거하여 구매 담당 부서에서는 각 거래 업체별로 물품을 주문하기 위해 발주서를 작성한다. 공급처를 선정한 후에는 구매자와 판매자 간의 서로의 필요를 만족시킬 수 있도록 협상을 하여 게약을 체결한다. 계약시에는 물품 공급시에 필요한 제반 절차 즉 날짜, 가격, 배달 조건 등에 관하여 명시하고 예기치 않게 상황이 변화할 경우 계약 조건을 재협상 할 것 등의 내용을 포함하는 계약서를 반드시 문서로 작성한다. 공급처가 주문 받은 물품을 배달할 때에는 배달 통지서인 납품서를 구매자에게 송부하게 되는데, 구매 담당자는 이 납품서를 발주서와 대조하여야 한다. 물품의 검수 부서네서는 납품서에 적힌 내용대로 물품이 배달되었는지, 배달된 물품의 품질이 구매 명세서에 적힌 내용과 일치하는지를 검사하여야 한다. 검수가 끝난 물품은 구매를 요청한 부서로 전달되어 진다. 급식소에서 구매사는 물품의 대부분은 비저장품이므로 배달된 물품은 즉시 조리, 생산 부서로 이동되지만, 육류나 가공품 및 기타 저장품인 경우에는 각 물품에 적합한 저장 창고로 보내지고, 창고 담당 직원은 물품을 입고하여 두었다가 필요시에 출고를 하도록 한다. 구매 업무의 종결은 구매 과정을 서류로 남기고, 여거 가지 기록들을 파일로 보관하며, 대금을 지불하는 것으로 이루어진다. 구매 과정에 사용되었던 기록을 보관해 두면 다음 주문시에 참고가 될 수 있으며, 계약서나 발주서와 같이 법률적인 효력을 갖는 서류는 일정 기간 동안 반드시 보관해 두어야 한다.