발주
생산 부서에서 요구한 주문량 자체가 그대로 발주량이 될 수는 없으므로, 발주 업무를 담당하는 구매 담당자로서는 적정한 주문 수량을 결정한 뒤에 발주하여야 한다. 적정한 수량이란 구매자와 공급자 쌍방이 있어서 가장 경제적인 수량을 말한다. 즉 구매자 측으로서는 경제적인 주문 수량을, 공급자 측으로서는 경제적인 수주 수량을 뜻한다. 그런데 이러한 경제적인 주문 수량은 주문하는 물품에 따라 모두 달라지며, 또한 다음과 같은 여러 가지 요인에 의해 결정된다. 그러므로 구매 담당자는 구매 요청서에 기록되어 있는 수량을 그대로 주문 수량으로 결정하기보다는 주문 비용을 최소화할 수 있는 적정 발주량을 결정하고, 아울러 기타의 여건을 고려한 후에 주문해야만 한다. 일반적으로 규모가 크므로 여러 가지 체인점을 갖고 있는 급식소일수록 구매 업무와 관련된 원가 절감 효과가 커질 수 있다. 규모의 경제 원칙은 대량 구매 때에 더욱 효과적으로 적용된다고 하겠다. 재고 가치의 수준이 수천만 원에 달하는 경우 좀 더 공식적인 분석을 통해 적정 발주량을 결정할 필요가 있는 것이다. 적정 발주량은 저장 비용과 주문 비용의 두 가지 요인의 비용에 의해 영향을 받는다. 저장 비용은 재고를 보유하기 위해 소요되는 비용의 총합계액이다. 여기서는 저장 시설의 유지비, 보험비, 병패로 인한 손실 비 등과 같은 비용뿐만 아니라 재고 자체의 보유에 드는 비용까지 포함된다. 특히 재고 가치에 해당하는 만큼의 현금을 다른 곳에 투자하지 않고 물품으로 보유함으로써 손실되는 ‘자본의 비용’ 즉, 경제학 용어로 ‘기회비용’이라고 하는 비용은 흔히 간과되기 쉬운 비용이지만, 실제로 막대한 손실을 가져올 수도 있는 비용인 것이다. 주문 비용은 주로 인건비가 많이 차지하며, 이외에도 주문과 관계된 업무 처리 비용이나 교통 통신비, 소모품비 및 검수에 드는 비용이 해당한다. 이와 같은 저장 비용이나 주문 비용은 발주량에 따라서 변화한다. 연간
소요되는 비용으로 산출할 때, 1회당 발주량이 커지면 연간 저장 비용은 증가하지만, 그만큼 주문 횟수가 줄어들게 되므로 주문 비용은 저하된다. 반대로 1회의 발주량이 적으면 재고 유지에 드는 비용은 줄어드는 반면에 연간 주문 비용은 증가한다. 너무 적은 발주량은 주문 비용을, 반대로 너무 많은 발주량은 저장 비용을 증가시키게 되므로, 경제 발주량은 이 두 가지 비용의 교차점에 있는 주문량이 된다. 발주량을 결정할 때는 경제적인 주문 수량이 어느 정도인가와 아울러 여러 가지 요건을 고려할 필요가 있다. 단지 산술적으로 정해지는 경제적 주문 수량에만 의존하여 발주하게 되면, 간혹 창고의 수용 용량에 맞추지 못하는 경우가 생길 수도 있다. 그러므로 발주량의 결정 시에는 다음과 같은 요인들도 함께 고려하는 것이 바람직하다. 장래에 가격이 오르거나 혹은 내려간다는 예측은 적정 재고량 결정 공식에는 포함되지 않는 내용 중의 하나이다. 만약 가격이 크게 인상된다고 하면 주문 수량을 보다 많이 증가시킬 필요가 있을 것이다. 주문 수량의 증가에 따라 가격이 할인되는 물품의 경우에 있어서는 재고 유지비용보다 할인 가격의 액수가 크다면 주문 수량을 늘리는 편이 이익이 된다. 물품에 따라서는 재고 기간이 길어지면 질이 저하되는 것이 있다. 특히 식품의 경우는 저장 기간에 제한이 있으므로 이를 반드시 고려하여야 한다. 특정 계절에만 시장에서 구입할 수 있는 계절 식품들은 성수기에는 저렴한 가격으로 구입할 수 있지만, 비수기의 경우에는 값이 비싸거나 입수하기 어려운 경우가 많다. 그러므로 제때 구입하지 않아서 비싸지거나 구입이 어렵다면 주문 수량을 늘려야 한다. 발주 방식에는 정기 발주 방식과 정량 발주 방식이 있는데 발주해야 할 품목이 정해지면 두 방식 중 어느 것이 적합한가를 결정해야 한다. 정기 발주 방식에 적합한 품목은 가격이 고가 이어서 재고 부담이 큰 것이라든가, 또는 조달에 기간이 오래 걸리는 것 등이다. 또한 수요의 예측이 가능한 품목도 이에 포함된다. 정량 발주 방식에 알맞은 것은 저가 품목이어서 재고 부담도 적고, 항상 수요가 있기 때문에 일정한 양의 재고를 보유해야 하는 품목들에 바람직한 방법이다. 또한 수요를 예측하기 어려운 것이라도 사장 품이 될 우려가 적은 것 등이 이 방법에 의해 발주하게 된다. 정기 발주 방식은 일정한 시점마다 즉 정기적으로 발주 시기에 이르면 정해지지 않은 양을 발주하는 유형으로 ‘P 시스템’ 혹은 정기 실사 방식이라고도 한다. 그러므로 정기 발주 방식은 발주 주기와 최대 재고량에 의해서 작용한다. 이때 발주 주기는 주문해서 입고되기까지의 기간으로 발주량을 같은 기간 중의 수요량으로 나누어 구할 수 있다. 따라서 적정 발주 주기는 경제적 발주량을 수요량으로 나누어 구할 수 있다. 정량 발주 방식은 정기 발주 방식보다 적은 양의 안전 재고가 있어야 하는데, 그 이유는 정량 발주 방식에서의 안전 재고는 조달 기간 중의 수요 변화에 대비한 것인데 반하여 정기 발주 방식에서의 안전 재고는 조달 기간과 발주 주기 중의 수요 변화에 대비한 것이기 때문이다. 정량 발주 방식은 발주량과 발주 시점에 의해서 적용되는데, 이 경우 발주량은 앞서 배운 경제적 발주량이 되며, 발주 점은 발주해서 입고되기까지의 조달 기간 중에 소비되는 재고량과 이 기간에 대비한 안전 재고와의 합만큼의 재고량이 있을 때를 의미한다. 즉 경제적 발주량과 발주 시점이 정해지면 재고량이 발주 시점에 도달했을 때, 미리 정해놓은 경제적 발주량을 발주하면 된다.