검수
모든 급식소는 그 규모와 유형에 관계없이 세세한 검수 절차가 필요하다. 특히 급식소에서 구매하는 물품의 가치를 높이기 위해서는 검수 작업이 정밀하고 세심하게 이루어질 필요가 있다. 검수는 납품 업자들에 의해 배달되는 물건들이 주문과 일치하는지 확인하는 절차이다. 그러나 단순히 배달된 물건들을 받고 사인하는 것에 그치는 것은 아니다. 검수 업무는 명세서에 맞는 품질, 크기, 수량, 중량, 가격을 확인하고, 쉽게 상하는 물품의 경우 배달 일자가 명시되었는지를 확인하는 절차 등을 포함한다. 일반적으로 검수 절차는 배달된 물품의 인수, 확인, 서명의 절차로 이루어진다. 일반적으로 검수 업무를 수행하는 검수원은 주문한 물품의 목록이 적힌 구매 청구서의 사본을 가지고 있어야 하며, 이에 준하여 주문한 물품이 모두 납품되었는가를 항목별로 확인하게 된다. 확인 시에는 주문한 물품의 품명 이외에도 수량, 품질 및 가격을 함께 확인하여야 한다. 검수한 물건들의 내용은 검수 일지에 매일 기재하여야 하며, 검수가 끝나는 즉시 적절한 저장소나 조리실로 운반되어야 한다. 배달과 검수 과정에서의 손실을 막고, 품질을 보존할 수 있는 적절한 통제와 함께 계속적이고 반복되는 절차들이 검수 과정에는 필수 요소이다. 보통 급식소에서는 총수입의 30~50%가 식품 구매에 쓰이게 된다. 그러나 많은 업소에서 책임 있는 검수 요원이 없고, 물품이 배달되면 근처에 있던 종업원이 물건을 받게 되는 경우가 허다하나, 이는 결국 해마다 총이익의 막대한 손실을 가져오는 결과를 초래한다. 검수 업무가 효과적으로 수행되기 위해서는 유능한 검수 전담 요원, 적절하게 구비된 검수 설비 및 기기, 충분한 검수를 행할 수 있도록 미리 계획된 시간 스케줄, 세밀히 작성된 구매 명세서 사본, 세밀히 작성된 구매 명세서 사본, 구매 청구서 사본이 필요하다. 효과적으로 검수가 이루어지려면 검수 업무를 전담하는 유능한 책임자가 필요하다. 유능한 검수원이란 정직하고, 의욕적이며, 검수할 물품과 검수 절차에 대해 잘 알고 있는 사람을 의미한다. 이때 검수원과 물품 주문자가 반드시 동일 인물일 필요는 없다. 왜냐하면 효과적인 업무 통제를 위해서는 구매와 검수를 분리하는 것이 보다 이상적이기 때문이다. 이러한 업무의 분담은 통제 기능이 적절하게 이루어지기 위한 기본이다. 검수원은 업무에 대해 적절한 훈련을 받을 필요가 있으며, 급식소에 배달되는 다양한 물품의 특성과 반입된 물품에 하자가 있을 때 취해야 할 조치에 대한 교육을 받아야 한다. 검수 장소는 모든 배달 물건이 한 번에 검사받을 수 있도록 충분히 커야 한다. 규모가 작은 업소에서는 넓은 복도가 수납 지역으로 이용될 수 있고, 규모가 큰 업소에서는 또 다른 공간이 필요하게 된다. 수납과 관계된 사무를 위해서 규모가 큰 업소에서는 수납 사무실을 감독하기 쉬운 곳에 별도로 마련하기도 하며 규모가 작은 업소에서는 수납 지역에 책상을 비치한다. 또한 위치상으로 볼 때 검수 장소는 배달원이나 검수원 모두에게 편리한 장소이어야 하고, 물품의 운반과 저장에 드는 시간과 노력을 아낄 수 있도록 배달 입구와 저장 창고 및 냉동고, 냉장고 등과 모두 가까운 곳이어야 한다. 물품 이동의 흐름은 검수 장소, 창소, 조리 장소로 연결되도록 하여 가능한 한 이동 거리를 축소하고, 서비스 구역에 의해 이동이 방해받지 않도록 계획해야 한다. 모든 배달 물품은 무게를 측정해야 하므로 각 물건에 맞는 저울이 필요하며, 검수 부서에서 사용하는 저울의 종류는 플랫폼형 저울, 전자 계산 저울, 일인 분용 저울 등이 있다. 또한 검수한 물품을 저장 장소로 옮기기 위해 손수레나 카트가 필요하다. 그 밖이 기구들로는 포장이나 상자를 뜯기 위한 통조림 따개, 장도리, 칼 및 이 기구들을 놓을 수 있는 책상이 필요하며, 냉장이나 냉동식품의 온도를 검사하기 위한 온도계도 필요하다. 검수 시간의 일정은 미리 계획 해 둠으로써 납품 업자가 특정한 시간에 맞추어 배달하도록 하는 것이 바람직하다. 검수 시간은 검수원의 능력에 따라 상대적으로 다르게 정해져야 하며, 이처럼 미리 시간을 정해 두면 한꺼번에 많은 물건이 배달되어 혼동을 일으킨다거나 검사가 불충분하게 이루어지는 것도 막을 수 있다. 상하기 쉬운 식품은 아침에, 그 밖의 식품들은 오후에 배달되도록 요구하는 경우도 있다. 물품 인수 시에는 물품의 개수를 정확히 세고, 중량을 확인해야 하며, 냉동, 냉장 품목의 경우에는 온도 상태도 함께 점검하도록 한다. 개 단위로 구입하는 물건은 개수를 정확히 세고, 중량 단위로 구입하는 물건은 무게를 측정하여야 한다. 한편 냉동식품의 경우 냉동 상태를 검사해야만 하며, 구매 명세서에 적힌 허용 온도 범위에 있는지를 확인하여야 한다. 달걀이나 유리 컨테이너는 깨진 곳은 없는지를 확인하도록 한다. 검수일지는 배달에 관한 정확한 내용 즉 배달 날짜, 납품 업자, 수량, 가격 정보 등을 제공해 준다. 검수일지는 검수원이 작성하며 급식 부서장의 결재 후에 회계 부서의 결재를 받게 되어 있다. 검수일지는 공급업자 및 물품 목록으로 나누어져 업자의 송장별로 물품과 대금을 확인하기에 적합한 형식으로 구성되어 있다. 검수일지에는 물품명, 단가, 수량, 총액, 공급업자, 물품 분배 등의 내용이 포함된다. 검수 도장은 송장이나 송장의 사본, 기타 배달 시 함께 첨부된 업자의 배달 표에 도장을 찍기 위해 사용된다. 이 도장은 물품의 검수에 대한 증명이나 계산의 정확성, 대금 지급의 승인 등의 목적으로 사용된다.