재고관리
재고란 “물품의 흐름이 시스템 내의 어떤 지점에 정체되어 있는 상태를 시간적 관점에서 파악한 관리 개념”이다. 전체 자산 중에 재고 자산이 차지하는 비중은 업종에 따라 다르지만, 우리 나라의 경우 평균 20% 정도의 재고 자산을 보유하고 있으며, 이들 재고 자산의 유지 관리비 또한 상당하다고 조사되었다. 재고 관리와 관련된 비용으로는 구매단가, 주문비용, 보관 및 유지비용 및 재고 품절로 인한 손실비용 등이 포함된다. 그러므로 1년간의 모든 재고 품목에 대해 발생하는 각각의 비용의 합이 연간 총재고 비용이 된다. 오늘날 대부 기업에서 이와 같이 막대한 재고 비용을 지출하면서도 재고 자산을 보유하고 있는 것은 그것이 필요한 시기에, 필요한 수량을 필요로 하는 곳에 조달하기 위함이다. 급식업체 또는 급식부서의 경우도 그 규모에 따라 재고량과 그에 따른 재고 자산 및 그 재고 자산의 유지 비용이 다르겠으나, 각 품목을 얼마 만큼 보유하고, 재고 자산과 유지 관리비가 어느 정도인가에 대한 지식은 급식소를 운영함에 있어 중요한 내용 중의 하나이다. 특정 물품이 필요할 때 재고의 수량을 알지 못하면 효율적인 수량을 주문하기가 어려우며, 재고 품목의 원가를 알지 못하면 식품비를 제대로 산정하기가 어려워진다. 즉 수요에 부응하기 위해서 재고의 수량 알고 있어야 하며, 이 경우 재고가 필요 이상으로 많거나 적으면 과다한 재고 유지비 내지 품절로 인한 손실이 발생한다. 물론 수요가 확정적이거나 수요 예측을 정확히 할 수 있고, 수요에 맞추어 적시에 조달될 수만 있다면 재고를 보유할 필요는 없다. 그러나 대개 수요 상황이 불확실하고 수요 예측을 정확히 할수 없기 때문에 재고로써 변화하는 수요에 대응하고 있는 것이다. 그러므로 이와 같은 수요에 적절히 부응하면서 재고 수준을 경제적으로 유지하기 위해서는 합리적인 재고 관리가 필요하다. 이를 다시 정의하면, 재고 관리란 물품의 수요가 발생했을 때 신속하고 경제적으로 적응할 수 있도록 재고를 최적의 상태로 관리하는 절차라고 할 수 있다. 따라서 재고 관리에는 발주시기, 발주량, 적정 재고 수준을 결정하고 이를 시행하는 제반 과정이 포함된다. 이와 같은 재고 관리가 급식소에서 중요한 의미를 갖는 것은, 첫째 물품 부족으로 인한 생산 계획의 차질을 없게 하는 것이고, 둘째 최소의 가격으로 좋은 질의 필요한 물품을 구매하기 위함이며, 셋째 도난과 부주의 및 부패에 의한 손실을 최소화하자는데 있으며 마지막으로는 생산 부문에서의 요구량과 일치하는 수준에서 재고상 최소한의 투자가 유지되도록 하는 것이다. 재고 관리의 유형은 그 조사 및 기록 방법에 따라 영구 재고 시스템과 실사 재고 시스템의 두 가지 유형으로 분류할 수 있다. 영구 재고 시스템은 구매하여 입고되는 물품의 양을 계속적으로 기록하는 과정이다. 즉 창고에 있는 물품의 출고 및 입고 시에 물품의 수량을 계속하여 기록함으로써 남아 있는 물품의 목록과 수량을 알고 적정 재고량을 유지하게 하는 방법으로, 이와 같은 영구 재고 시스템은 애량의 재고를 보유하는 규모가 큰 급식소에서 주로 사용되는데, 일반적으로 건조 및 냉동 저장 창고에 보유되는 물품의 관리에 이용된다. 또한 선택된 몇몇 고가 품목에만 영구 재고 기록 시스템을 유지시키는 경우도 있다. 영구 재고 시스템은 급식 관리자에게 적절한 재고량을 유지하는데 필요한 정보를 제공하고 특히 어느 시점에서든지 그때의 재고량과 그에 상응하는 재고 자산을 파악할 수 있게 해줌으로써 이를 효과적으로 통제하도록 도움을 주는 장점을 지니고 있다. 반면에 단점은 경비가 많이 들고 수작업으로 진행할 경우에는 상당량의 노동력을 필요로 하고 때로는 수작업으로 기록하다가 범할 수 있는 실수로 인해 기록 체계의 정확성에 의문이 생길 때가 있다. 그러므로 영구 재고 시스템이 전산화되어 운영되는 것이 보다 정확하고 효과적이다. 왜냐하면 컴퓨터 시스템은 모든 재고 관리상의 수리적 계산을 자동 처리하고, 재고 품목의 입고와 출고에 관한 정보를 제공해 주는 동시에 이에 관한 기록을 즉시 출력할 수 있기 때문이다. 실사 재고 시스템은 앞서 말한 영구 재고 시스템이 갖는 단점을 보완하기 위한 방법이다. 이론적으로는 영구 재고의 기록을 유지하는 것이 간단하게 보일지 모르지만, 실제로는 사람의 손이나 컴퓨터에 의존하여 정확한 기록을 계속적으로 기록하고 유지하는 것이 결코 수월하지만은 않다. 일반적으로 영구 재고의 정확성을 점검하기 위해서 실시되는 실사 재고 시스템은 주기적으로 창고에 보유하고 있는 물품의 수량과 목록을 확인하여 기록하는 방법이다. 일반적으로는 회계 주기의 최종일 즉, 회계 주기가 1개월인 경우에는 가장 마지막날 보유하고 있는 재고량을 세어서 그 양을 기록한다. 실사 재고의 실시 과정에는 대개 두 사람이 필요하며, 한 사람은 각 품목의 실제 수량을 세고, 다른 한 사람은 재고 기록지에 그 정보를 기록한다. 실사 기록지에는 보유량, 품목의 단위, 이름, 형태,단가 등이 기록되며 보유하고 있는 각 재고들의 자산적 화폐가치를 결정하기 위해 단위당 단가와 보유량을 계산하여 재고액을 계산한다. 실사 재고 시스템의 장점은 보유하고 있는 재고의 총가치를 알게 해줌으로써 사용한 식품비의 산출에 필요한 정보를 제공해준다는 점에 있다. 그러나 실사 재고 시스템은 시간의 소요가 많아 신속하지 못하고 가끔씩 부정확하다는 단점을 갖고 있다. 급식소에서의 재고 관리를 위해서는 영구 재고 시스템과 실사 재고 시스템을 함께 사용하는 것이 이상적이다. 왜냐하면 실사 재고 실시가 병행되어야만이 영구 기록 시스템의 정확도를 입증할 수 있기 때문이다. 또한 한달에 한번 정도의 실사 재고 조사가 시행된다면 영구 재고 기록 시스템과의 발견된 오차의 원인을 규명하기에 너무 시효가 지나가므로 한달에 한번 정도의 정기적인 실사 재고 조사와 더불어 가끔씩 무작위로 어느 품목을 조사하는 것도 바람직하다.