재고 관리 기법

재고 관리 기법

급식소의 규모가 커짐에 따라 사용되는 식품 및 기타 품목 수가 다양해지므로 재고 관리와 통제는 더욱 복잡해지면서도 중요한 문제로 부각되기 위해 시작하였다. 그러므로 다양한 관리 기법이 출현 되어 급식 관리자가 재고의 수준과 재고의 비용을 고려하여 식품 구매에 관한 의사 결정을 내리는 데 도움을 주고 있다. 대부분의 급식소에서는 전통적으로 모든 재고 품목에 대해 동일한 재고 관리 시스템을 도입하여 왔다. 그러나 점차로 다양해지는 전 품목에 대해서 일일이 관리하는 복잡한 절차를 가급적 배제하면서 보다 효율적인 관리를 행할 수 있는 관리 시스템을 적용할 필요성이 인식되었다. 이와 같은 필요에서 자재의 구매 내지 재고 관리 시 물품의 가치 도에 따라 차별적으로 관리하는 방식을 ABC 관리 방식이라 한다. 대부분의 급식소에서는 재고의 일부분이 전체 재고의 대부분을 차지하는 경우가 많다. 이 경우 낮은 비용의 품목은 재고를 대량으로 보유하고 통제를 많이 가하지 않지만, 비싼 품목의 경우에는 재고를 소량으로 보유하고 적절한 통제를 가해야 할 것이다. 따라서 품목들을 이러한 용도에 맞게 분류하는 과정이 필요하며, 중요도의 구분은 파레토 분석으로 행해진다. 품목별로 사용 금액(단가*사용량)을 산출한다. ABC 분석표에 금액이 큰 품목 순으로 기재한다. 품목 순으로 순번을 기재하고 누계 품목의 백분율을 기재한다. 누계 금액의 백분율을 기재한다. 누계 품목의 백분율을 가로축으로 하고 이에 대한 누계 금액의 백분율을 세로축으로 하여 ABC 분석표에 기재된 자료를 그래프에 옮겨 파레토 곡선을 그린다. 이들을 분류 기준에 따라 ABC의 3등급으로 분류한다. A형 품목들은 수량 면에서는 전체 재고량의 10~20%를 차지하지만, 재고 액의 70~80%를 차지하는 품목들이다. 따라서 이 품목들은 필요량을 정확히 산출하고 보유량을 점검하여 주문량을 정확히 점검하는 것이 필요하다. 그리고 이 품목들의 재고 액은 절대 최소 수준으로 유지되어야 하며, 이 품목들에 대해서는 영구 재고 시스템으로 보다 철저하게 관리할 필요가 있다. 육류나 주류가 A형 품목의 예이다. B형 품목들은 전체 재고의 15~20% 사이에 존재하나 재고량의 20~40%를 차지하며, 다소 가격이 떨어지는 품목들로서 과일이나 야채가 여기에 속한다. C형 품목들은 수량 면에서는 전체 재고량의 40~60%를 차지하지만, 재고 가는 5~10% 정도에 해당하는 품목들로서 값이 비교적 싼 편이므로 관리에 주의를 덜 기울여도 되는 품목들이며 밀가루, 설탕, 조미료, 세제 등이 여기에 속한다. 일반적으로 이중 칸 재고 시스템이라고 불리는 재고 관리 시스템은 C형 품목의 관리에 효율적으로 사용된다. 이와 같은 이중 칸 재고 시스템은 수량이 많고 부피가 작은 저가 품목에 적용된다. 이 방식은 재고를 2개의 용기에 나누어 넣고 한쪽 용기의 재고가 바닥이 나면 곧 발주함과 동시에 그것이 보충될 때까지 나머지 다른 용기의 것을 사용하는 것을 차례로 반복하는 방식이다. 따라서 이러한 시스템의 특징은 사무원의 재고 관리 업무를 감소시킬 수 있다는 것이다. 급식소에서 조리 종사자들이 조리 업무 직전에 손을 씻을 때 물비누 통이 2개, 종이 수건 상자가 2개 놓여 있는 경우, 또한 제빵 제과 부서에 밀가루가 2개의 용기에 들어 있는 경우가 모두 이중 칸 재고 시스템의 예이다. 이처럼 ABC 재고 분석 시스템을 급식소에 적용하기 위해서는 설명한 바와 같이 급식소의 요구와 상황에 따라 각 품목을 분류하는 것이 먼저 필요한 작업이다. 이러한 ABC 재고 분석 시스템을 적용하게 되면 재고 관리가 있어서 시간과 노력의 우선순위를 결정하는 데 도움을 얻을 수 있다. 실제로 급식소에서 많이 사용되고 있는 방법의 하나인 minimum-maximum 관리 방식은 일명 mini-max 관리 방식이라고도 불리 운다. 이 관리 방식은 명칭이 우리에게 주는 의미처럼 갑자기 어떤 품목의 사용이 증가하였거나, 배달이 지연되었거나, 검수 당시에 반품해야 하는 경우 및 재고 관리 기록상에 실수로 인해 오차가 발생하는 등의 뜻하지 않은 우발적인 상황에 대비해서 안전 재고 수준으로서 ‘최소한’의 재고량을 유지하면서, 재고량이 안전 재고량 수준인 최소치에 이르면 적정량을 주문하여 항상 ‘최대한’의 재고량을 보유하도록 관리하는 방식이다. 재고 관리를 평가하는 방법으로써 가장 널리 쓰이는 방법은 현재 보유하고 있는 재고 품목들이 얼마나 빈번히 주문되고, 이 품목들이 어느 정도의 기간 사용되는지를 계산하는 것이다. 이렇게 계산된 재고 회전율은 급식소의 유형과 규모에 따라 다름 또한 그 외에도 재고 수준을 유지하기 위해 급식소가 보유하고 있는 현금자산, 식수 인원 또는 판매량, 저장 창고들의 시설설비와 용량, 물품 공급자들의 역량과 배달에 관한 정책, 메뉴, 구매 물품의 유형 등의 여러 요인에 의해 결정된다. 재고 회전율이란 다시 말해서 일정 기간에 재고가 몇 차례나 사용되고 또는 판매되었는가를 의미하며, 재고 회전율 치 계산은 실사 재고가 행해질 때 주로 1달에 1회 산출된다. 각 급식소에서는 그 급식소의 상황에 맞는 표준이 되는 재고 회전율을 설정하고, 실제의 재고 회전율을 표준치와 비교하여 그 차이를 분석하고 이를 줄이도록 노력해야 한다. 디 때에 재고 회전율이 표준치보다 낮은 재고 회전율을 재고가 과잉 수준임을 나타내어 다음과 같은 부작용을 낳을 수 있다. 첫째로는 종업원들이 재고가 많다는 것을 알고 심리적으로 부주의하게 식품을 사용하여 낭비되는 양이 많아질 수 있다는 점이다. 둘째로는 식품의 부정 유출이 생길 수 있으며, 셋째로는 저장 기간이 길어지므로 식품의 손실이 커지고, 마지막으로 재고는 물품으로 전환되어 있는 현금의 일종이므로 너무 많은 자본이 필요하지 않은 물품을 준비하는 데 투자된 결과가 되어 이익이 줄어들게 된다. 반면에 설정된 표준 재고율보다 높은 재고 회전율을 보이는 경우가 의미하는 바는 재고 수준이 너무 낮은 경우를 나타내므로, 재고 식품이 고갈되어 버릴 위험성이 있고, 생산이 지연되거나 차질이 생김으로써 고액으로 물품값을 지불하더라도 급히 구매해야 하는 경우가 발생하므로 비용이 증가할 소지가 있으며, 종업원의 사기가 떨어지고 고객의 만족도도 떨어질 우려가 있다.